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ガントチャートで残業を減らす!デザイナーこそ必要なタスク管理の方法。

ガントチャートで残業を減らす!デザイナーこそ必要なタスク管理の方法。

来ました12月。年末進行。メーカーだろうと代理店だろうと制作会社だろうと、皆一様に忙しい師走でございます。

どうも!ヤマダカイト(@slash_kaito)です。

この忙しい時期を涼しい顔して(寒いけど)乗り切る方法はないかな、と今までやったことを見つめ直してみると。

ありました。

やったことで大きく効率改善したことが。

それがガントチャート

これ、デザイナーのタスク管理にものすごくマッチするんです。

実際、僕も過去にタスクを上手にさばけず、毎日徹夜で辛い時期がありました。

しかし、ガントチャートを使い始めると「単純にタスクに追われる」ということがなくなります。

「明日やればいいもの」「今日絶対やらなければいけないもの」「今日やっておけば明日以降楽になるもの」の仕分けが、1週間くらいの長めのスパンでできるようになるのです。

そのおかげで効率が良くなり、ちゃんと家に帰れるようになりました。

「いつもタスクに追われている」「スケジュール管理が上手にできない」といった人におすすめです。

ガントチャートとは

プロジェクトを管理するために、プロジェクトの各段階を細かく作業単位まで展開(Work Breakdown Structureを参照)して木構造で階層を表示し、全体の作業の流れおよび進捗状況を表したものである。

縦軸でWork Breakdown Structureを表して、作業内容・担当者・開始日・終了日・作業間の関連などを置き、横軸に日時(時間)をとって、横棒によって行う期間と進捗状況などを視覚的に示した図である。

各作業の開始・終了時期、作業の流れ、進捗状況などが把握しやすく、プロジェクト管理者やメンバーにとって非常に有効な管理手段である。

引用:Wikipediaより

ガントチャート(Gantt Chart)は、プロジェクトごとに作業計画と進捗を管理する方法。

簡単に言うと、段取り表です。

 

アメリカ人の機械工学者であり経営コンサルタントでもあったヘンリー・ガントさんが考案されたそうな。

作業工程を細かく出すエンジニアや、生産管理を生業にされている方にとっては身近なツールですね。Web案件の多い制作会社で使用されていることもあるようです。

なぜガントチャートがデザイナーに向いているのか

我々は毎日、何かの成果物を完成させるために業務に励んでいます。

例えるならば、デザインの納品は米の収穫です。そのために苗を植え、水をやり、害虫を駆除し、刈ったものを農協さんに届けている、と考えることができます。

デザイナーのタスクは多岐にわたる

そしてデザイナーの制作物は米だけではありません

チラシ作ったかと思えば、パンフレット作ったり、バナー作ったり、LP作ったり、サイト作ったり。

クライアントの業界によっても、ルールやタスク・作り方が変わったりします。

農家で言えば二毛作どころか、海外の野菜、牛や豚などの家畜も育てないといけないような状態。まるで大規模農家です。しかも一人経営。

毎日ルーティンの作業だけなら普通のスケジュール帳で十分。

ですが、あなたは一人経営の大規模農家です。日替わりで大量のタスクがたくさんあります。

「今日はA社にオリエン行って、B社のラフ書いて、C社のチラシデータ入稿して、A社の見積もり送って・・・」

まさに東奔西走です。

ガントチャートで全体を把握!

ガントチャートを使って一つ一つのタスクを書き出してみると、目的は全て一つの制作物に集約されており、細かいタスクはそこから派生したものだということがわかります。

すると、それぞれのプロジェクトの進捗を俯瞰して見ることができ、仕事の流れ、次やらなければいけないこと、各タスクの重要度の順番、必要作業時間などが肌感覚でわかるようになってきます。

こうなればしめたもの。

あとは要件と仕様を決めてしまえば、そのプロジェクトの8割は既に達成したようなものです。

余談ですが、イリテクさんの効率的な仕事術は参考になります。ぜひご一読を。

自分の仕事のスピード感を把握できる!そしてスピードが上がる!

「このタスク、どれくらいかかるかな?」

といった作業工程の見積もりって、現時点でどれくらいの精度でしょうか。

ガントチャートでスケジュールを組むと、自分の仕事のスピード感が把握できるようになります。

人は命令されてやることよりも、自分で言ったことの約束を守ろうとする時のほうが責任感が働きます。

自分で組んだスケジュールに間に合わなければ、それだけケツがずれ込んでいくだけですから。約束を守ろうとするためにも、必然的に作業スピードは上がっていきますよね。

ガントチャートの使い方

ガントチャート引用
Eleganttより引用(https://elegantt.com/)

横軸が時間軸、縦軸がプロジェクトと作業をツリー構造にしたもの。

大規模なプロジェクト管理であれば、作業をする人間がそれぞれ異なるので細かいツリー構造の記入が必要ですが、一人親方のデザイナーや自分の進捗管理のためだけであればプロジェクト名だけで十分でしょう。

あとは

・オリエン日

・台割(フレームワーク)提出日

・初稿提出日

・先方(上司)チェックの戻し日

・完成版提出日

・先方最終チェックの戻し日

・入稿(UP)日

などを、わかりやすく簡潔に記入すればOK !

入稿日なら◯書いて中に「入」とか。もちろん2稿、3稿が必要そうならそれも記入しましょう。

入稿日前になると大量の修正指示があるクライアントさんなら、入稿3日前くらいから入稿日までに「最終修正期間」を設けてもいいかもしれません。

ガントチャートツールは必要?

オンライン上でガントチャートを作成できるサービスは有料・無料問わずあります。

ボクシルマガジンさんやフェレットさんなどの大手メディアでご紹介されているので、そちらをご参照ください。

チームや社内でガントチャートを使用する際は、こういったオンラインのサービスがめっちゃ便利です。

しかし、今回は一人親方のデザイナーを想定したガントチャートの使い方。

デザイナーは手を動かしてナンボ!

というわけで一番のオススメは「手書き」です

そのメリットをご紹介します。

ガントチャートは手書きがオススメな理由

 1 登録の必要がない!

ガントチャートツールは名前住所アドレスなどの登録が必要です。

はじめから登録しておけばいいのですが、思い立った時にサッとスケジュールを組みたかったので若干の煩わしさがありました。

紙とペンさえあればいい。紙とペン最強説。万能。

2 作業中いつでも見れる!

貼っておく

デスクの横に貼っておくと、いつでも目に入ってきます。この「作業中のふとした合間に目に入ってくる」というのが肝心です。

常に全タスクを俯瞰して見ることで、頭の中で作業工程をイメージしやすくなります。

「次あれしなきゃ」「これ忘れそうだからメモっとこ」「あれはしばらく確認待ちだから、その間にあれしよう」とか。

あと常に見えることで、ダラダラ仕事しなくなります。メリハリですね。休む時は休む!

3 紙に書くことで、自分の意識に刷り込まれる!

紙に書いたことは忘れにくくなります。

小学生の時、何回も漢字の書き取りをしましたよね。

なんでこんなにしなきゃならんのだ!とか思ってましたが、大人になって思うと確かに「書くことで覚える」効果は大きいです。

しかも、パソコンやスマホで全てまかなえるこの時代。

手書きの作業はタイピングやフリックでした作業よりも、さらに脳裏に焼き付くのは間違いありません。

でも本当は最初コレを使ってたよ(小声)

今でこそ手書きでザザッと書くようになりましたが、慣れるまではスケジュール帳にガントチャートが記載されたものを使っていました。

ガントチャート

これは月間スケジュールの下にガントチャートがついていて、その月のプロジェクト管理ができるスグレモノ。

ガントチャート付きスケジュール帳

価格も安いし、薄いから持ち運びしやすいです。サイズはA5、B5、B6から選択可能。

色がキレイなので、個人的にはミントがおすすめ。その他黒、紺、グレー、オレンジもあります。オレンジもキレイ!

ページ数が足りない人にはデイリースケジュール帳も

でも、打ち合わせの内容をガツガツに書き込むよ!っていう人にはページ数が少ないかも。その場合は別で手帳を持つか、打ち合わせ用ノートを作ることをおすすめします。

僕はデイリーの手帳を別で作っていました。

デイリー
企業名とかも書いてあるので小さめで・・・

デイリー用のノートはこちら。

ユナイテッドビーズ
¥5,135 (2018/07/21 08:16:20時点 Amazon調べ-詳細)

これは1日1ページタイプのもの。こちらも安い!1冊200円足らずで買えます。

タイムスケジュール・ToDo・方眼マスなどが1ページに収まっているので使いやすいです。

デイリースケジュール帳

カラーバリエーションも豊富。僕はオレンジを使っていました。

デイリースケジュール帳カラー

昔は1日1つ、その日に得た「学び」を書いたりしていました。

「MovableTypeのカスタマイズは〜〜から行うべし!」とか。何故かこういうときって「〜べし!」口調になりますよね(笑)

Googleスプレッドシートが最強かもしれない

使い勝手で言うとGoogleスプレッドシートが一番いいかもしれません。

なんせ共有できる・共有相手も編集できる。

複数名いたりすると、余計にスケジュールが共有できるというのは便利ですね。

スプレッドシートはこちらから

本日のまとめ

以上、ガントチャートで行うタスク管理術のご紹介でした。

一番のメリットは、自分の業務全体を俯瞰して見ることができるということ。

俯瞰して見るということは、つまり長期的な視点で物事を見ることができるということです。

3年後5年後の大きな目標を決めて、日々の行動に落とし込むこともできます。

「目標なんかねーし!」「将来なんかどうなるかわかんねーし!」という方も、自分の進みたい未来を真剣に見つめ直すキッカケになれば幸いです。

ま、目下の目標としては、年末進行でどうしても忙しくなってしまう12月を、効率的に作業してサッと帰れるようにしたいですね!

それではまた。

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