やれどもやれども終わらない仕事….。今日も残業、昨日も残業、休みは一日寝て終わる….。
そんな毎日は終わりにしましょう。
「でも、どうやって残業を減らせばいいか…働き方改革といっても仕事が減るわけじゃないし…」
僕の場合は細かい仕組みをアップデートすることにより、徐々に残業時間を減らし今では一切残業しなくなりました。
ま、子供のお迎えがあるので「残業できない」といった方が正しいですが….！人は制約があると、その中でどうにかしようと工夫するもの。だから、残業できない状況を、自分に課すのも一つの手です。
そこで今回は、残業できない状況の中で生まれた「残業時間を無くすための、ちょっとしたTIPS」を10個ご紹介。
気になるものから徐々に試してみてはいかがでしょうか。それではまいりましょう！！
その１、午前中のうちに、大きくて面倒なタスクから片付ける
とにかく、これが本当に一番大事だと思います。なぜかというと、朝が一番気力体力ともにみなぎった状態だから。
クリエイティブな作業をするにも、効率的な作業をするにも最も適している時間帯なのです。
これを人に話したとき、だいたいこういった反対意見があります。
「でも俺、朝は低血圧だし・・・っていうか眠いし・・・」
大丈夫。そんなもん気合です。
もしくは朝運動しましょう。ランニングとかいいですね。僕の妻は走るのが嫌いなので、朝からエアなわとびしたりYouTube見て運動しています。
え、それも無理？
そんな人はこれ。ポケモンGo。
ポケモンGoじゃなくてもいいんですが、朝にできる楽しみを見つける。
朝ヨガでもいいし、朝からオンラインでスプラトゥーンやるでも、ブログ書くでもなんでもいいです。楽しければ。
一度慣れると、自然と目覚めるようになるので。
すると、会社に着く頃にはエンジン全開状態になっているのでバリバリ仕事ができると。大きくて面倒なタスクを午前のうちに片付けておくことで、午後は余裕を持って仕事ができます。
急な案件を振られても全然OK→社内からの信頼度も上がる、と良いことづくめです。
その２、まずは10分間だけ取り組んでみる
あまりにも大きすぎるタスクの場合、全体像の把握が難しいことってありますよね。
僕であれば、例えばサイトやLPの作成でしょうか。
途方もない作業のように思えたら、まずは10分ほど作業にとりかかります。
すると実際に取り組むことで、「どういう作業工程が必要か」「どんな情報が足りないか」などがわかってきます。
いわば全体像ですね。
わかりやすく例えるなら、「トルネコの大冒険」でいうところの「レミーラの巻物」を手に入れよう、ということです。
引用:駿河屋
【レミーラの巻物】
自分がいるフロアのマップやモンスター・宝の位置などがわかるアイテム。
地図を手に入れる＝全体像を把握する、ということ。トルネコの大冒険では、ダンジョンに入り直したら別のダンジョンになってしまいます。でも、あなたのタスクはそこまで変わりません。
装備や情報を整え直して再チャレンジすることができます。安心してコンティニューしてください。
その３、時間の見積もりは「これくらいかな」の2倍に
タスクを進めている途中で、他に急ぎの仕事が入るかもしれません。
または急病でスケジュールどおりに進められなくなるかもしれません。
そうなった場合を考慮して、スケジュールは当初考えているよりも2倍の見積もりで考えておきましょう。
「この作業は2日かかりそうだな」と思ったら4日にします。
もし「時間かかりすぎだよ！」と上司や先方に言われた時は、「ささーっとやるならば2日で終わります。でもミスなくクオリティの高いものを提出するなら4日必要です」と説明してみましょう。
納得するかしないかは相手との関係性や信頼関係にもよりますが、きちんと説明することも大切です。
言われたとおりにやるだけのYESマンではなく、自分で仕事をコントロールできる力を身に着けましょう。
その４、ボールを持ちすぎない
ほとんどの場合、仕事は誰かとキャッチボールをしながら進めます。
いいタイミングでキャッチボールが続けば良いですが、なんらかの事情でボールを持ちすぎてしまう場合があります。
そんな時はご注意。
ボールは時限爆弾と一緒です。持ち続けていると爆発します。つまり、爆発＝責任を問われる＝信頼を失う、ということ。
自分のところで仕事を滞らせないようにしましょう。
そのためには、仕事上で連絡を取り合う人を一覧にしてToDoリストを用意する、という方法がオススメ。
たとえばAさんという人とやり取りしていたら、この人と現在進めている案件について、何日までに提出・確認事項・連絡待ちなどの状態を全て記録しておきましょう。
そうすれば、現在自分がボールを持っていないか・持ちすぎているなら理由はなにかというのを簡単に把握できます。
僕は、会社の仕事ではGoogleスプレッドシートを使っています。タスク名・依頼者・詳細・状態を記入して一覧で把握できるようにしています。
状態は「未着手・進行中・確認依頼中・準備だけ完了・完了・ペンディング」の6つ。
進行中の場合は、そのタスクの列は黄色になり、完了になると灰色になるように設定しています。
こうすることで「黄色がたくさんあると、なんだかそわそわして全部灰色にしたくなる」という状態になります。すると、ボールを素早くパスする習慣がつき、結果的に仕事が速くなり残業が減る、というわけです。
その５、30秒ルールでさがし物をなくす
パソコン内のファイルも、デスクにある書類も、すぐに取り出せる場所にありますか？
どこに何があるか把握していないと、探すのに時間がかかってしまい作業をする時間が減ってしまいます。
これもムダな残業の原因の一つ。
よくデスクトップ上にファイルをブワーッと広げている人もいますが、なるべく整理する習慣をつけましょう。
整理のコツとしては以下のものがあります。他にもたくさんありますが、一部だけご紹介。
フォルダは多くても5つ
よく使うフォルダはサイドバーに登録
ファイル名は日付やナンバリングで整理しやすく
ダウンロードしたファイルは、「未整理フォルダ」に
自分で把握できるならどんな形でも構いませんが、30秒以内に目的のものが見つかるように工夫しましょう。
その6、定時以降に予定を入れる
そもそも定時以降に予定があったら、絶対残業するわけにはいかないから必死に仕事しますよね。
僕の場合、ほぼ毎日子供のお迎えがあるので必死です。毎日必死です。ヒーヒー言いながら仕事しています。
大切な人との食事の約束、絶対行きたいイベント、習い事、どうしてもリアルタイムで見たいテレビ、お気に入りの店のハッピーアワー。
何でもいいと思います。
「必ずそうしなければならない」という強制力があると、人は工夫をします。あなたにはその知恵があるから大丈夫。
毎日大事な予定を入れてしまいましょう。
その７、大きいタスクはマインドマップで小さいタスクに細分化
「このTask、マジでNot easyかつWildでToughだぜ…(ｺﾞｸﾘ」みたいなことありますよね。
そんな時は、マインドマップが便利です。
マインドマップは、まず白紙の真ん中に達成したい事柄を書きます。そこから周りに必要な情報や絵を書いて、思考を整理し、発想を広げていく方法。
例えば目的を「サイトの制作」で考えると、大分類で「コンテンツ制作・デザイン制作・コーディング・見積もり・人員のアサイン」などが考えられます。
そこから派生して、「企画・ライティング・インタビュー」さらに「企画のためのネット検索・図書館で調べる・ブレスト」さらに「ブレストのためのスケジュール設定・会議室を押さえる・メンバーへの通達」など細かいタスクにどんどん落とし込んでいきましょう。
細かいタスクから処理していけば、どんどん進められます。
さらに、それぞれのタスクを細かくスケジューリングできれば、大きなタスクでも不安なく進められます。
大きいプロジェクトの時は、ぜひともやっておきたいですね。
その８、よく使うものは全てテンプレート化しておく
仕事において、何度も繰り返される作業はたくさんあります。
例えば、バナーの作成。
レクタングルやスクエア、スカイスクレイパーなどサイズは一定の決まりがあります。
であれば、一からアートボードを作るのは時間の無駄です。あらかじめテンプレートを作って、イラストレーターやフォトショップに登録しておきましょう。
また、ピクセルグリッドに整列などの設定もテンプレートファイル内に設定しておくと便利です。
下記の記事で、テンプレートをダウンロードできます。
他にも繰り返し行う作業が、たくさんあるはず。
「これそういえば、前もやったな…」と思うことがあったら、ショートカットできるような技を考えましょう。
小さな積み重ねですが、これを意識するだけで作業時間が大幅に変わります。
その9、眠くなったら10分間だけ目をつぶってみる
デザインは頭を使う作業です。昼食後など、どうしてもボヤーッとしてしまう時もありますよね。
そんな時は10分間だけ目をつぶってみましょう。目を閉じるだけで、眠らなくても構いません。
視覚情報をカットするだけで、脳の疲労物質が取り除かれます。すると、シャキッと仕事ができるようになるはず。社内的に許されるのならば、アイマスクやヘッドホンを使って完全に知覚・聴覚情報をカットするとなお良しです。
寝過ごしちゃうかも…と不安な人は、スマホをポケットに入れてアラームかけておきましょう。
音を鳴らさず激しくバイブレーションしてくれる（笑）ので、僕は「VMClock」というアプリを使っています。
20分以上寝てしまうと、睡眠状態から復帰するまでの時間がかかってしまうのでご注意を。
昼寝の時間は、10分から20分くらいがベストです。
その10、残業を１時間するごとに、効率はどんどん下がっていくことを理解する
絶対に明日までにこの仕事をこなさなければいけない、という場合以外は残業をするべきではありません。
なぜなら残業すればするだけ、疲労は溜まっていき翌日のパフォーマンスは落ちていくからです。
残業をした日の生産性は高いかもしれませんが、翌日以降生産性はどんどん下がっていきます。すると、「午前中に仕事に集中できない」「昼までなんとなくダラっと調べ物して終わってしまう」「まぁ午後から本気出せばいいか」「今日も残業すればいいか」というように、どんどん集中する時間が後ろ倒しになっていくのです。
その１でもお伝えしたとおり、最も集中力と体力が備わっているのは午前中です。ここが最も生産性が高いのです。
ここに集中できないというのは、貴重な生産性という資源を捨ててしまっているということ。ロックマンで言うところの、せっかく落ちているE缶を取らずに放置しているようなものです。
もったいないですよね。
生産性は１日単位で考えるのではなく、週・月で考えて稼働時間をコントロールしていきましょう。そのためにも、その７でお伝えしたタスクの細分化やスケジューリングも大切です。
リンカイ、またはコンカイのまとめ
残業時間を減らすための、ちょっとしたTIPSをご紹介しました。
上記のものを試してみて効果を実感した方や、「もっとたくさん時短したいねん！」というあなたには、こちらがオススメです。
「ライフハック大全 人士と仕事を買える小さな習慣250」堀正岳 著
たくさんの時短TIPSが掲載されていますし、仕事だけでなく生活に役立つライフハックもあります。
例えば「長くて複雑なパスワードを暗記するコツ」や「怒りを制御するための３つのテクニック」「冷蔵庫をすっきり収納できる３つのアイテム」「暗示の力でダイエットする」などなど…。
時間管理・タスク管理・読書・発想・日常生活・習慣化など全部で250のライフハック術が掲載されています。
１ページにつき1つのライフハック術なので、パラパラ読めるし楽しいです。
僕は、折り目つけすぎてズタボロになるくらい読み込んでます（笑）オススメです。
余談ですが、残業が多い人はやり方が良くない場合もあるし、会社のせい・クライアントのせいなど様々な要因があると思います。
自分の工夫で残業をなくすことができるなら、それに越したことはありません。
そうでない場合は会社やクライアントに改善提案をしてみましょう。
それでもダメなら転職ですね。デザイナーで転職をお考えなら、こちらの記事がお役に立てるかもしれません。
残業がなくなると、人生が非常に楽しく明るいものになります。ハッピーに生きましょう！
それでは、また。
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